ПРОГРАММА ПОДДЕРЖКИ НЕЗАВИСИМЫХ ЭКОНОМИЧЕСКИХ АНАЛИТИЧЕСКИХ ЦЕНТРОВ В РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ.
|
Программа поддержки независимых экономических аналитических центров в РФ осуществляется
Московским общественным научным фондом в сотрудничестве с Центром институциональных
реформ неформального сектора, университет штата Мэрилэнд (IRIS), и поддерживается
Агентством США по международному развитию (USAID). |
Руководство по подготовке аналитической и финансовой отчетности
для получателей грантов по Программе поддержки независимых экономических аналитических
центров в Российской Федерации.
Введение
Уважаемые коллеги!
Поздравляем Вас с победой в грантовом конкурсе Программы поддержки экономических
аналитических центров в Российской Федерации и желаем Вам успешной работы по Вашему
проекту!
Назначение данного Руководства в том, чтобы помочь Вам точно и в срок соблюсти
обязательства по представлению аналитической и финансовой отчетности, предусмотренные
Соглашением о гранте, заключенном между Московским общественным научным фондом
и Вашей организацией.
Своевременное и полное представление отчетности, предусмотренной Соглашением
о гранте, является необходимым условием получения утвержденных средств на реализацию
Вашего проекта. Несвоевременное представление отчетности, неполная или недостоверная
отчетная информация являются основаниями для прекращения финансирования гранта.
Содержательно насыщенные отчеты, детально представляющие работу по проекту, наглядно
характеризующие достигнутые Вами успехи в продвижении к заявленным целям проекта,
не только обеспечат финансирование гранта в соответствии с условиями Соглашения,
но и помогут открыть Вам путь к дополнительным ресурсам, имеющимся в Программе.
Наиболее успешные коллективы получат возможность публикации и распространения
своих работ по линии общепрограммной серии изданий «Независимый экономический
анализ», презентации электронных версий докладов и монографий на популярных сетевых
ресурсах МОНФ и его партнеров, перевода работ на английский язык, презентации
результатов своей работы на специальных тематических круглых столах и семинарах,
участия в тренингах, нацеленных на институциональное развитие организации – грантополучателя.
По линии Программы возможно развитие научных и организационных контактов с ведущими
зарубежными специалистами и аналитическими центрами и многие другие формы дополнительной
институциональной поддержки грантополучателей.
Ваши отчеты – существенный фактор формирования имиджа Программы и источник информации
для обоснования поиска дополнительных средств на финансирование грантового фонда
Программы.
Настоящее Руководство составлено на основе условий Соглашения о гранте, заключенного
между Московским общественным научным фондом и Получателем гранта по Программе
поддержки независимых экономических аналитических центров в Российской Федерации.
Настоящее Руководство не заменяет собой Соглашение о гранте. Московский общественный
научный фонд оставляет за собой право без согласования изменять рекомендации по
представлению отчетности, содержащиеся в настоящем Руководстве, а также запрашивать
у Получателя гранта дополнительную информацию и иные отчетные материалы в порядке,
предусмотренном Соглашением о гранте.
Раздел 1. Общие требования к оформлению аналитических и финансовых отчетов
Получатели гранта представляют в МОНФ аналитические и финансовые отчеты.
В «шапке» аналитического отчета указывается:
-
название организации-грантополучателя;
-
название проекта;
-
номер Соглашения о гранте;
-
фамилия, имя, отчество директора проекта;
-
даты начала и завершения проекта;
-
отчетный период;
-
дата составления отчета.
Аналитический отчет подписывает директор проекта и проставляет дату подписания
отчета.
В том случае, если аналитический отчет составлял другой сотрудник коллектива
исполнителей проекта, следует указать фамилию, имя, отчество, должность составителя
аналитического отчета и указать номер его телефона.
Аналитический отчет представляется в электронном виде (по электронной почте,
и затем на дискете) и на бумажном носителе.
В «шапке» финансового отчета указывается:
-
название организации-грантополучателя;
-
номер Соглашения о гранте;
-
фамилия, имя, отчество бухгалтера проекта;
-
номер телефона бухгалтера проекта;
-
фамилия, имя, отчество директора проекта;
Финансовый отчет подписывают директор и бухгалтер проекта, указанные на титульной
странице Соглашения о гранте. Должна быть проставлена дата подписания отчета.
Финансовый отчет скрепляется печатью организации – Получателя гранта.
Форма финансового отчета приведена в Приложении 2. к Соглашению о гранте.
Финансовый отчет представляется на бумажном носителе.
Раздел 2. Рекомендации по подготовке аналитической отчетности
2.1. Назначение аналитических отчетов - дать детальное описание деятельности
по проекту, выпуклую характеристику прогресса в достижении целей и ожидаемых содержательных
результатов проекта, предусмотренных в Приложении 3. к Соглашению о гранте. Аналитический
отчет должен информировать МОНФ и руководство Программы о том, как развивается
проект.
Получатель гранта обязан предоставить в Фонд промежуточные и заключительный аналитические
отчеты о выполнении проекта в сроки, предусмотренные "Распорядком выплат и требований
по отчетности" (Приложение 1. к Соглашению о гранте).
В аналитических отчетах рекомендутся уделить существенное внимание успехам в
осуществлении проекта, дать макисмально полный перечень произведенной на дату
составления отчета «продукции» с представлением копий материалов в МОНФ, провести
анализ потребителей аналитики, оценить, в какой мере удалось добиться внимания
к подготовленным рекомендациям со стороны адресатов аналитики. В аналитическом
отчете следует сформулировать возможные предложения в адрес Программы по дополнительным
мерам, нацеленным на распространение результатов проекта, на усиление общественного
эффекта от проводимой работы.
В аналитические отчеты следует включать описание взаимодействия с другими экспертными
центрами и иными партнерами в связи с реализацией проекта в целом или отдельных
его компонентов. Особое внимание рекомендуется уделять сотрудничеству с партнерскими
организациями из других регионов (если такое сотрудничество имеет место быть),
например, привлечение партнеров (включая индивидуальных экспертов) из других регионов
к сбору информации, к аналитической работе или к мероприятиям по внедрению результатов
проекта.
В аналитических отчетах рекомендутся указать на возможные трудности, возникающие
по ходу реализации проекта, проанализировать причины затруднений.
2.2. Структура аналитических отчетов о выполнении проекта должна включать следующие
обязательные разделы и приложения:
Краткий обзор
Краткий обзор представляет наиболее значительные события и результаты отчетного
периода. Объем данного раздела не должен превышать 2-3 стандартные машинописные
страницы.
Основные научные результаты.
В данном разделе необходимо представить достигнутые за отчетный период содержательные
результаты исследовательской работы, с выделением основных выводов по теме проекта
и положений рекомендательного характера. Для промежуточных отчетов объем данного
раздела составляет 10 – 15 стандартных машинописных страниц, для заключительного
отчета – 1,0 -1,5 а.л.
При подготовке промежуточных отчетов допускается вместо данного раздела отчета
представление принятой к публикации или опубликованной статьи, информационно-аналитической
записки (доклада), иных аналогичных аналитических материалов по теме проекта,
направленных Получателем гранта заинтересованным потребителям аналитической продукции.
При подготовке заключительного отчета данный раздел должен иметь характер полноценной
тематической работы, наглядно представляющей содержательные результаты проекта.
Программа планирует публиковать данные материалы в серии «Независимый экономический
анализ». По предварительному согласованию с МОНФ Получатель гранта может заменить
данный раздел заключительного отчета на не публиковавшуюся ранее рукопись подготовленного
в рамках проекта научного доклада, монографии, тематического сборника статей (информационных
и аналитических записок, обзоров и т.д.), представляющую содержательные результаты
проекта. Рукопись будет опубликована в общепрограммной серии «Независимый экономический
анализ».
Обзор проведенных за отчетный период мероприятий.
В данный раздел отчета необходимо включить:
а) список выпущенных за отчетный период публикаций (включая интервью СМИ, газетные,
журнальные, книжные и иные печатные публикации, публикации в интернет-изданиях
и на профильных сайтах и др. с указанием выходных данных), а также аналитических
и справочных материалов, направленных заинтересованным потребителям аналитической
продукции по теме проекта (справки, доклады, обзоры, законопроекты и материалы
к ним и т.п. с указанием даты направления, названия материала и адресата);
б) перечень проведенных Получателем гранта за отчетный период круглых столов,
семинаров, конференций с приложением по каждому мероприятию копии программы (повестки
дня) мероприятия, списка присутствовавших с указанием Ф.И.О., должности и места
работы, контактной информацией, и подписями, подтверждающими участие, а также
копии комплекта раздаточных материалов;
в) обзор иных проектных мероприятий (в т.ч. презентации, пресс-конференции, оказание
консультаций, выступления по теме проекта ведущих сотрудников проекта на мероприятиях
иных организаций и др.). Следует представить документальные подтверждения выполнения
таких мероприятий (например, если проводились консультации – приложите к отчету
копию регистрационного журнала консультаций с обязательным указанием контактной
информации получателей консультаций; если проводилась пресс-конференция – приложите
к отчету пресс-релиз и т.п.).
Гендерный анализ.
В данном разделе отчета необходимо указать общее количество задействованных в
выполнении проекта за отчетный период участников (включая участников круглых столов,
семинаров, конференций) и соотношение мужчин и женщин в их составе, в т.ч. отдельно
указать соотношение мужчин и женщин, непосредственно участвующих в выполнении
научно-аналитической работы по проекту.
Институциональное развитие.
Данный раздел обязателен только в заключительном отчете. В данном разделе необходимо
описать каким образом грант и работа над проектом повлияли на институциональное
развитие организации - Получателя гранта. Проведите анализ изменений в спектре
и объеме предоставляемых Вашей организацией аналитических и экспертных услуг,
расширения круга заказчиков и / или доноров; укажите на изменения в уровне профессионализма
коллектива (научный состав и административно-управленческий состав); дайте оценку
потенциалу организации, ее институциональной устойчивости; укажите на представляющиеся
Вам существенными качественные изменения, произошедшие в результате реализации
проекта в работе организации.
Прочая информация.
В данном разделе рекомендуется соотнести достигнутые результаты с первоначально
запланированными на отчетный период, дать характеристику возможных затруднений
в осуществлении проекта, изложить предложения по необходимым изменениям проекта,
в т.ч. и таким, которые могли бы потребовать модификации настоящего Соглашения.
Если за отчетный период в ходе реализации проекта произошли изменения (перенос
плановых сроков мероприятий, изменение состава исполнителей проекта, иные существенные
изменения), в данном разделе необходимо указать причины изменений.
Приложения к аналитическим отчетам
К аналитическим отчетам необходимо приложить:
-
По одной копии публикаций и иных аналитических материалов, упомянутых в подпункте
а) настоящего раздела Руководства;
-
По одной копии документов, подтверждающих выполнение проектных мероприятий, упомянутых
в подпунктах б) и в) настоящего раздела Руководства;
-
Копии отзывов о проекте и / или об отдельных материалах проекта, полученные от
государственных органов и иных заинтересованных потребителей материалов проекта.
По усмотрению Получателя гранта промежуточные и заключительный аналитические
отчеты могут быть дополненны иными разделами и приложениями.
Раздел 3. Рекомендации по подготовке финансовой отчетности.
3.1. Получатель гранта обязан предоставить промежуточные и заключительный финансовые
отчеты о расходах в сроки, предусмотренные "Распорядком выплат и требований по
отчетности" (Приложение 1. к Соглашению о гранте). Отчеты о расходах должны быть подписаны директором и бухгалтером, указанными
на титульной странице настоящего Соглашения, и скреплены печатью Получателя гранта.
Получатель гранта обязан в письменной форме предупредить Фонд о предполагаемых
задержках в предоставлении указанных отчетов. Отчеты о расходах должны быть подготовлены
и в долларах, и в рублях с использованием формы одобренного Программой бюджета
проекта (Приложение 2. к Соглашению о гранте). Произведенные расходы должны быть
пересчитаны в доллары по курсу перевода средств.
3.2 Финансовый отчет по гранту обязательно должен содержать информацию о софинансировании,
привлеченном Получателем гранта на выполнение проекта, с указанием источника софинансирования. Размер софинансирования оценивается Получателем гранта и указывается в отчете
в долларах США. К источникам софинансирования относятся как денежные, так и неденежные
вклады, которые Получателю гранта удалось привлечь к обеспечению реализации проекта
в дополнение к средствам гранта. Софинансирование в неденежной форме может включать,
например, бесплатное предоставление помещения, оборудования, транспорта для проведения
мероприятий по проекту со стороны со-организатора мероприятия; долевое участие
издательства или иной сторонней организации в финансировании публикации по Вашему
проекту; неоплаченное время сотрудников Вашей организации или ее партнеров, принявших
участие в аналитической или организационно-административной работе по проекту;
расходы на оплату проезда и / или проживания иногородних участников Вашего мероприятия,
если они несут эти расходы самостоятельно и не получают возмещения из средств
гранта и т.п.
Проведите реалистическую оценку привлеченных Вами к выполнению проекта средств.
Запросите со-организатора Вашего мероприятия о его фактических расходах на аренду
зала, оборудования или транспорта, соберите информацию о расходах на командировку
у иногородних участников, оцените неоплаченное время персонала исходя из реальных
ставок оплаты труда сотрудников-добровольцев. Приложение к отчету копий первичной
финансовой документации для подтверждения объемов неденежных средств софинансирования
необязательно. Целевая установка донорской организации Программы по софинансированию
– 25% от суммы гранта.
3.3. К финансовым отчетам о расходовании средств гранта должны быть приложены реестр
расходов за отчетный период (составленный в рублях и долларах США по курсу перевода
денежных средств), а также копии нижеперечисленных финансовых документов, подтверждающих
произведенные расходы:
-
при расчете наличными деньгами: авансовый отчет, кассовый чек, товарный чек,
накладная, или квитанция к приходно-кассовому ордеру и накладная;
-
при безналичной оплате: счет, счет-фактура, накладная и платежное поручение с
отметкой банка;
-
при оплате труда: расчетно-платежная ведомость, контракт (договор), платежное
поручение, подтверждающее оплату налогов, табель учета рабочего времени;
-
при оплате командировочных расходов: приказ о командировке, командировочное удостоверение,
расходно-кассовый ордер, подтверждающий получение суточных, копии билетов, счета
об оплате гостиницы (Командировочные расходы должны возмещаться строго в соответствии
с российскими нормами возмещения командировочных расходов.
-
Получатель гранта обязан производить оплату товаров и услуг по гранту в соответствии
с российским законодательством. В случае несоблюдения грантополучателем российских
норм и требований при расходовании средств гранта Программа оставляет за собой
право не принимать к зачету данные расходы.
Раздел 4. Куда направлять отчеты?
-
По электронной почте в МОНФ по адресу niko@mpsf.org. Финансовый отчет должен быть составлен в формате MS Word, реестр расходов в
формате MS Excel.
-
На бумажном носителе финансовая и аналитическая отчетность доставляется в двух
экземплярах курьером непосредственно в офис МОНФ или направляется в МОНФ экспресс-почтой
(UPS, DHL, FedEX, Гарантпост и др.) (датой представления отчетности будет считаться
дата получения МОНФ отправления с аналитическим отчетом) по следующему адресу:
Для доставки курьером или экспресс-почтой:
Московский общественный научный фонд,
Москва, Большой Златоустинский пер., 8/7, 3 этаж, офис 310
Форма реестра расходов | 
Руководство по подготовке аналитической и финансовой отчетности